Vous préparez une conférence à Paris, une présentation d’entreprise, une réunion plénière ou un événement professionnel réunissant plusieurs dizaines de participants ?

Le choix de la salle est important, mais il ne représente qu’une partie de l’organisation.

Capacité, disposition du mobilier, projection, accueil des invités, horaires, pauses, restauration ou encore circulation des participants : une conférence réussie repose sur une multitude de détails qui doivent être anticipés.

Chez Together, notre espace Together Martel à Paris 10 permet d’organiser conférences, présentations, formations et rencontres professionnelles dans un environnement flexible au cœur de Paris.

Voici les principaux éléments à prévoir avant le jour J.

Quelle salle choisir pour organiser une conférence à Paris ?

Avant de rechercher une location de salle de conférence à Paris, commencez par définir précisément le format de votre événement.

Une conférence de 15 personnes n’a pas les mêmes contraintes qu’une présentation réunissant 40 ou 50 invités.

Posez-vous notamment les questions suivantes :

• combien de participants sont attendus ?
• l’événement se déroule-t-il assis ou debout ?
• faut-il prévoir une scène ou un espace pour l’intervenant ?
• une projection est-elle nécessaire ?
• certains participants seront-ils à distance ?
• y aura-t-il plusieurs intervenants ?
• des ateliers sont-ils prévus après la présentation ?
• faut-il organiser un café, un déjeuner ou un cocktail ?

Ces réponses permettront de déterminer la surface et la configuration dont vous avez réellement besoin.

Location de salle de conférence Paris 10 : pourquoi choisir Together Martel ?

Situé au 12 rue Martel, 75010 Paris, Together Martel propose plusieurs espaces professionnels au cœur du 10e arrondissement.

L'espace dispose notamment d'une salle de conférence pouvant accueillir jusqu'à environ 50 personnes, selon la configuration.

Cette capacité permet d’organiser différents événements :

• conférence d’entreprise ;
• présentation de produit ;
• réunion plénière ;
• conférence de presse ;
• intervention professionnelle ;
• workshop ;
• formation ;
• réunion annuelle ;
• présentation commerciale.

L’intérêt de Together Martel réside également dans les espaces complémentaires disponibles sur place.

Salles de réunion, lounge, cuisine, coworking et espaces de détente peuvent être utilisés pour accompagner les différents temps de votre événement.

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1. Définir précisément le nombre de participants

C'est la première information à déterminer.

Une estimation trop basse peut créer un problème de capacité quelques jours avant l'événement.

À l'inverse, réserver une salle beaucoup trop grande peut créer une atmosphère moins chaleureuse.

Lorsque les inscriptions ne sont pas encore terminées, prévoyez une petite marge.

Par exemple, si vous attendez environ 35 participants, il peut être judicieux de choisir une configuration capable d'en accueillir quelques-uns supplémentaires.

Il faut également penser aux personnes qui ne figurent pas toujours dans la liste des invités :

• intervenants ;
• organisateurs ;
• techniciens ;
• photographes ;
• vidéastes ;
• prestataires.

La capacité réelle doit prendre en compte toutes les personnes présentes simultanément.

2. Choisir la bonne configuration de salle

La disposition du mobilier influence directement l'ambiance de l'événement.

Configuration conférence

Les participants sont installés face à l'intervenant et à l'écran.

C'est généralement la solution la plus efficace pour une présentation ou une conférence.

Configuration en U

Elle facilite davantage les échanges entre les participants.

Elle peut convenir à une conférence plus interactive ou à un atelier.

Configuration classe

Tables et chaises sont orientées vers l'intervenant.

Cette disposition est particulièrement pratique lorsque les participants doivent prendre des notes ou travailler sur leur ordinateur.

Configuration collaborative

Pour un workshop, plusieurs petites tables peuvent être installées afin de faciliter les exercices en groupe.

Le bon choix dépend donc davantage de votre programme que du simple nombre de participants.

3. Vérifier les équipements de présentation

Un problème technique peut rapidement perturber une conférence.

Avant l'événement, vérifiez systématiquement les équipements dont vous aurez besoin.

Selon votre format :

• écran ou système de projection ;
• ordinateur ;
• connexion HDMI ;
• connexion Internet ;
• visioconférence ;
• rallonges électriques ;
• paperboard ;
• tableau ;
• matériel audio si nécessaire.

Chez Together, les espaces professionnels sont équipés pour permettre l'organisation de différents formats de réunions et présentations.

Vous pouvez consulter la page Services coworking Together pour découvrir plus largement les équipements et services disponibles.

4. Tester sa présentation avant l'arrivée des invités

Même lorsque le matériel semble simple, quelques minutes de test peuvent éviter de nombreux problèmes.

Arrivez suffisamment tôt pour vérifier :

• l'affichage de votre présentation ;
• le format des vidéos ;
• le son ;
• la connexion Internet ;
• les éventuels participants à distance ;
• la position de l'écran ;
• la lisibilité depuis le fond de la salle.

Si plusieurs intervenants utilisent différents ordinateurs, testez également les connexions successives.

Cela évite de perdre plusieurs minutes entre deux présentations.

5. Penser à l'accueil des participants

L'expérience d'un événement commence avant même l'entrée dans la salle.

Les participants doivent pouvoir identifier facilement :

• l'adresse ;
• l'entrée ;
• le code d'accès éventuel ;
• l'étage ou la salle ;
• la personne à contacter en cas de difficulté.

Un message envoyé la veille peut rappeler